Ausgangssituation
Vor der Einführung von Therefore wurden personenbezogene Dokumente in Papierform verwaltet. Im Pflegebereich gilt es viele unterschiedliche Dokument zu verarbeiten. Dazu zählen z.B.: Verträge, Checklisten, Personendaten, Schriftverkehr mit Krankenkassen, Dokumentationen, Rechnungen, Leistungsnachweise, Kommunikation mit Angehörigen. Im Rahmen der alltäglichen Arbeit muss immer wieder auf die gleichen Dokumente zugegriffen werden.
Belege mussten mehrfach abgelegt werden, damit sie für unterschiedliche Arbeitsabläufe zur Verfügung standen.
Lösung
Durch den Einsatz der Canon Software "Therefore" in Verbindung mit Canon Dokumentenscannern wurde folgende Lösung realisiert.
Alle Dokumente werden bereits bei Posteingang mithilfe eines Dokumentenscanners am Arbeitsplatz digitalisiert, in Therefore gespeichert und den Bewohnern zugeordnet.
Digital vorliegende Dokumente (PDF-, Bild-, Word- oder Excel-Dateien) werden direkt übergeben und verschlagwortet.
Dabei speichert Therefore jede Änderung revisionssicher und stellt ältere Versionen zur Verfügung.
Nach Anlage im Heimverwaltungsprogramm stehen die Bewohnerstammdaten automatisch in Therefore zur Verfügung.
Weitere Merkmale (Belegtypen, Beteiligte, Eingangsdatum ) werden beim Scannen oder Speichern automatisch zugeordnet.
Neue Dokumente können von der Heimverwaltung und Heimleitung direkt eingesehen, kommentiert und an die entsprechende Abteilung weitergeleitet werden.
Der manuelle Suchvorgang (ehemals Ordner - Akte - Trennblatt) entfällt. Therefore bietet eine besser strukturierte und erweiterte Suchfunktion. Für alle Dokumente steht nun ebenfalls eine Volltextsuche zur Verfügung.
Nach erfolgreicher Umsetzung der Bewohnerakte werden nun auch die Mitarbeiterakten mit Therefore verwaltet.
Nutzen
- Schnelle und direkte Verfügbarkeit am Arbeitspatz
- Verbindliche Kommunikation von Aufgaben
- Einfache Weitergabe von Dokumenten an externe Stellen
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